Gestão Documental

Ainda perde tempo à procura de documentos? Ou a tentar perceber onde está a versão mais recente de um contrato, fatura ou desenho técnico?
Se sim, não está sozinho. Em muitas empresas industriais, a gestão documental continua a ser um processo manual, demorado e propenso a erros — o que representa um verdadeiro obstáculo à produtividade e à eficiência.

Num cenário em que a transformação digital já não é uma opção, mas uma necessidade, a Gestão Eletrónica de Documentos (GED) surge como uma das ferramentas mais estratégicas para otimizar processos, reduzir custos e garantir a segurança da informação.

O desafio da gestão documental tradicional

Imagine o seguinte:

• Um colaborador precisa de consultar uma fatura de fornecedor de há três meses, mas o documento está num arquivo físico, algures entre dezenas de pastas.
• Noutro departamento, alguém aguarda a validação de uma encomenda há vários dias porque o responsável ainda não teve acesso ao documento certo.
• E na área de produção, diferentes versões de um plano técnico circulam entre equipas, gerando confusão e trabalho duplicado.

Estes cenários são comuns em empresas que ainda dependem de processos baseados em papel ou em pastas partilhadas sem controlo centralizado.

O resultado?
📉 Perda de tempo,
📉 Aumento dos custos operacionais,
📉 Falta de rastreabilidade,
📉 Risco de incumprimento de normas de qualidade e segurança.

O que é a Gestão Documental e porque é essencial para a indústria

A Gestão Documental é o processo de digitalizar, organizar, armazenar e gerir documentos de forma automatizada.
Com uma solução moderna, como o DocuWare, todos os ficheiros — contratos, faturas, ordens de produção ou relatórios de qualidade — ficam acessíveis de forma segura e imediata, em qualquer dispositivo e a partir de qualquer lugar.

Na indústria, onde os prazos são curtos e a conformidade é crítica, a gestão documental permite:

• Reduzir tempos de resposta e acelerar a tomada de decisões;
• Cumprir normas e auditorias com total rastreabilidade;
• Facilitar a colaboração entre departamentos;
• Garantir segurança e confidencialidade da informação;
• Eliminar tarefas manuais repetitivas, libertando tempo para atividades de maior valor.

Ao substituir processos manuais por fluxos digitais automatizados, as empresas ganham eficiência, controlo e visibilidade total sobre a informação.

DocuWare: uma solução completa de Gestão Documental na cloud

O DocuWare é uma das plataformas líderes globais em Gestão Documental baseada na cloud, utilizada por milhares de empresas em todo o mundo.
Com esta solução, a sua organização ganha controlo total sobre a informação e sobre os fluxos de trabalho documentais.

Principais vantagens do DocuWare:

✅ Centralização e segurança – todos os documentos são guardados num repositório único, com permissões de acesso configuráveis.
✅ Automatização de workflows – elimine processos manuais e acelere aprovações com fluxos automáticos.
✅ Integração total – conecte facilmente o DocuWare com sistemas ERP (como o Cegid), Outlook e outras aplicações.
✅ Acesso remoto e mobilidade – consulte, valide ou aprove documentos em qualquer lugar, através de computador, tablet ou smartphone.
✅ Conformidade e cibersegurança – assegure a proteção total dos dados e o cumprimento das normas legais em vigor.

Resultados tangíveis: mais transparência e menos custos

As empresas que implementam o DocuWare registam ganhos imediatos de eficiência e produtividade:

• Redução de até 80% no tempo de pesquisa de documentos;
• Diminuição dos custos administrativos e de armazenamento físico;
• Maior rapidez na aprovação de processos e decisões mais informadas;
• Melhor controlo de qualidade e conformidade em auditorias.

Mais do que uma ferramenta, o DocuWare representa um salto qualitativo na forma como as empresas gerem informação e conhecimento.

Vimaponto e DocuWare

Na Vimaponto, acreditamos que a tecnologia deve simplificar o trabalho e potenciar resultados. Através da implementação desta solução, ajudamos empresas industriais a digitalizar e automatizar os seus processos documentais com soluções robustas, seguras e escaláveis.

A nossa equipa acompanha cada fase do projeto — desde o diagnóstico inicial até à formação dos utilizadores — garantindo uma implementação rápida, eficiente e sem interrupções no funcionamento da empresa.

Leve a gestão documental da sua empresa para o próximo nível

Liberte a sua organização do peso do papel e ganhe eficiência com o DocuWare, uma solução comprovada de gestão documental cloud. Fale connosco e descubra como a Vimaponto pode ajudar a transformar a forma como a sua empresa gere documentos, informação e processos.